現場からはじめる業務改善は［kintone］で！ノーコードツールを活用して“変化する課題”を丸っと解決
この記事のポイント
- kintoneは非IT部門でも簡単にシステム開発可能
- 部署単位のスモールスタートOK
- ITに詳しくなくてもkintoneの導入はctcがサポート
急速に進むDXへの取り組み。業務の効率化や生産性の向上はもちろん、働き方の多様化にマッチした仕組みづくり、顧客からの信頼度アップなど、DXの推進は企業価値につながる重要課題となっています。
しかし一方で、思うように進んでいない組織が多いという現状も否めません。会社全体でのDX化に向けた動きは進んでいるものの、各事業部単位など、社内の隅々にいたるまで施策が行き届いていない、という企業も多いのではないでしょうか。その背景には、情報システム部門が既存システムの保守業務や全社的なシステムの対応に追われ、新たな依頼を受ける余力がないという実情も。
「Excelで対応するのは、もう限界」「担当業務に最適なシステムがわからない」といった課題を感じていながらも、遅々として進まないDX化に頭を抱えている方にとって、突破口となるのがノーコードツールの導入です。
プログラミングの知識がなくてもアプリが作れるノーコードツールなら、情報システム部門の手を煩わせることなく、担当部門ごとの業務にフィットしたアプリ導入が実現し、「データ連携」や「脱Excel」といったお悩みを一気に解決できます。
専門知識や高度な技術を持った従来のIT担当者だけに頼るのではなく、めざすべき姿は社員全員がデジタル人材化すること。それを実現するための有効な手段となるのが、ノーコードツールなのです。
ここでは、ノーコードツールとしてctcがおすすめする「kintone」を例に、事業部門単位で始める業務改善について詳しく解説します。
IT部門のリソース不足？システム開発のスピードが遅い？現場主導の業務改善であっという間に解決
DXが重要だとわかっていながらも「何から手を付けたら良いかわからない」「情報システム部門がやってくれるのを待つしかない」と受け身姿勢の方も多いのではないでしょうか。しかしDX化の遅れによる業務の滞りは、今やビジネスチャンスの損失にもつながりかねず、企業が取り組むべき最優先ミッションといえます。
では実際に、DXの救世主ともいうべきノーコードツールを導入した企業や部門が、どのような課題を抱えていたかを見てみましょう。
[ノーコードツール導入に踏み切った部門が抱えていたDX3つの課題]
●システム開発のスピードが追い付いていない
DXの波が一気に押し寄せる中で、会社のトップや経営陣の大号令により、慌ててDXに取り始めたものの、全社的な施策が思うように進んでいないというケース。
全社を挙げて新たなシステム開発を進めるには、膨大な時間と労力と予算を要します。そのため、部門ごとの細かい枝葉の部分まで施策が行き渡らないなど、システム開発のステップが計画通りに進んでいないという企業が少なからずあります。
●部門内にITに詳しい人材がいないため、情報システム部門やDXの推進を担当する部門との意思疎通が図れない
社内のIT関連の窓口となる部門が、事業部門ごとの悩みや本当に必要なシステムを把握しきれていないという課題も。各部門が課題を抱えていても「IT素人の自分たちが口を出すことではない」と遠慮していたり、「任せた方が良い」と静観していたり。情報システム部門やDXの推進を担当する部門が、現場業務の状況を熟知した人の意見や思いを吸い上げきれていないケースも散見されます。
●情報システム部門は既存の業務で手一杯
従来の情報システム部門は、既存システムの保守管理、運用業務をはじめ、全社のシステムに関する対応で手一杯という組織も珍しくありません。
そのため、新たなシステムの導入や部門ごとの業務改善に取り組む余裕がないという現状も見受けられます。
このようなよく見受けられるDXに向けた課題を、丸ごと解決できる画期的な施策として注目したいのが、ノーコードツールなのです。
ctcが「kintone」をおすすめする理由とは？事業部門に知ってほしいノーコードツールのメリット
では実際にノーコードツールを導入することで、どのようなメリットを享受できるのでしょうか。この章では、ctcがおすすめする「kintone」を例に、ノーコードツールについて詳しく紹介します。
ノーコードツールのkintoneなら、ITの専門知識は不要！
「部門ごとにノーコードツールを導入する」と聞くと、「部門内にITに精通している人材がいない」と不安を抱く方もいると思います。しかしノーコードツールの「kintone」の場合、導入にいたった担当者の内、実に93%が非IT部門という結果が出ています。
ITに関する専門的な知識やスキルがなくても、誰もが直感的に操作でき、簡単に業務アプリが作れる「kintone」なら、“部門内全員IT人材化”の第一歩としても安心して導入可能です。担当業務や部門の垣根なく、累計約30000社で利用されてDX化を実現しているという実績が、何よりもその簡便性の証といえます。
さらに、非IT部門が直接進めることによる利点も。担当業務ごとの現場の状況や業務内容を事細かく熟知し、解決すべき課題などを具体的に実感しているからこそ、机上の空論ではない、業務改善や生産性向上に直結したアプリの開発が実現できるのです。
事業部門には使いながら、育てられるITツールが最適
どんなに便利なシステムでも、実際に使っていく中で課題や改善点が浮彫りになってくるものです。そんな時、事業部門ごとに作成したアプリなら「この部分を変更したら、もっと使いやすくなる」、「こういう使い方ができたら、より利便性が高まる」など、実体験を基にした具体的なアイデアが表出しやすくなります。
また、アイデアの抽出から改善策の反映まで、タイムラグを極力抑えて、迅速に修正ができるという強みも発揮できるでしょう。
現場からの声が改善に直結することで、課題解決や業務改善に対する社員一人ひとりのモチベーションも上がり、主体性を育むきっかけにもなります。
完璧よりも、早くたくさん改善
ノーツールコード導入後、より速く、高い効果を実感するためには、運用しながら改善をしていくことが重要です。
最初から完璧を求めてハードルを上げるのではなく、実際に試用しながら業務内容との相関関係を考察していく。利用者である所属部門のスタッフの声を聞きながら、問題が小さい段階から必要に応じて修正を加えていくことで、自分たちが使いやすく、業務にフィットするスタイルへとブラッシュアップしていくことができます。
事業部門単位ではじめる「kintone」導入の5ステップ。計画〜テスト〜活用の流れを解説
「kintone」の導入に向けては、上記のようなステップを踏むことでスムーズに実現することができます。それぞれのステップに、達成目標の日程を定め、確実に進められるようにプランを立てましょう。
●STEP1.導入計画を立てる
まずは所属部門が抱えている課題や、DXへ向けてやるべきことを洗い出します。課題解決に向けて、「kintone」のどの機能を活用すべきか、導入に向けてのスケジュールや導入後の運用・活用といった内容を整理します。
●STEP2.まずは自分で試す
次に30日間の無料お試しを利用し、実際に「kintone」を操作してみましょう。ログインした後、例えば日報アプリのような基本的なアプリを作成したり、使ったり、カスタマイズしたり。操作性を確かめながら、不明点やより詳しく知りたい点をメモしておきましょう。
●STEP3.チームで試す
お試し段階の重要なポイントは、メンバーを招待してチームで取り組むことです。部門内で一緒に使いたいメンバーをチームに招待し、基本操作を体験。プロジェクトやタスクを進行する「スペース」を使って課題を整理し、それに沿ったアプリを作成してみます。
アプリを使った感想や改善点などをチームで共有し、問題点が小さい内に少しずつ修正していきましょう。 担当者一人だけに丸投げする風潮を避け、部門内のメンバーが自分ごと化するためにも、お試し段階からチームで進めることが成功の秘訣です。
●STEP4.上司を説得する＆情報システム部門に共有する
導入に向けては、上司など決裁権を持っている人や情報システム部門の担当者を説得するための準備もお忘れなく。ITに関する専門知識のない現場の人でも使いやすいこと、運用しながら現場のニーズに合わせて改善をしていける点、導入することで得られる業務の効率化や生産性向上などのメリットを整理し、プレゼンするための材料を集めましょう。
さらに、充実のサポートやセキュリティ、低コストなど、運用後の優位性もしっかりと伝えましょう。
●STEP5.契約＆活用
許可が出たら、契約に向けて準備を開始。代表者と契約人数などを基に見積を依頼。発注後、ユーザー登録をしたら、いよいよ運用スタートです。
用途やメンバーを増やしたり、課題や改善事項を洗い出したり、利用するアプリを増やしたり。運用・活用しながら、自分たちの業務や部門に合ったオリジナルのスタイルで、「kintone」をフル活用しましょう。
実際のところ「kintone」で何ができるの？部署別の業務アプリ活用事例を紹介
「kintone」を使った業務改善をより具体的にイメージするために、部門ごとの導入事例をまとめました。
「kintone」では、部門別・業種別のすぐに使えるサンプルアプリを多数公開しているので、ITビギナーの方でも簡単にスタートできます。アプリのひな型をそのまま使っても良いですし、デザインや設定などを必要に応じてカスタマイズして使うこともできるので、とても便利です。
営業＆セールス部門│受注・売上管理アプリ
受注後、お客様からの請求・入金を管理するためのアプリです。
受注前の見積日と見積金額の共有をはじめ、受注後の請求金額と入金予定日、実際の入金金額などを登録することで、未入金が一目瞭然。請求先一覧の確認や通知機能により、請求期限が近づいている案件のリマインドを受けることも可能です。
総務人事部門│旅費精算申請アプリ
出張に要した旅費や経費、日当などを申請することができるアプリです。社外からもアクセスできるので、外出や出張の多い営業担当者、不在がちな上長なども、社外から確認・処理が可能に。申請から決済までのスピードアップが図れます。
さらにJavaScriptを活用することで、自動採番やエラーチェックができるため、入力の手間やミスを抑えることも期待できます。
開発・品質保証部門│不具合見える化パック
工程で発生した不具合情報を登録することで、自動集計してグラフ化できるアプリです。
アプリを活用することで不具合情報をリアルタイムで共有し、グラフデータを基に歩留まり良化の改善サイクルを速めることもできます。また、写真データの登録もできるので、他メンバーへの状況伝達がよりスムーズに。
工程や品目、時期別に不具合情報を絞り込むことで、不具合発生状況の分析が簡単にできる優れものアプリ。状況を可視化することで、迅速かつ的確な改善につなげることができるのです。
社外のパートナーにたよるのも成功への近道！kintone導入はctcにお任せ！！
ビジネスシーンにおいて、DX推進による業務改善、生産性向上は待ったなしの状況です。「ITは苦手だけど、危機感はある」「情報システム部門の負担を少しでも減らして、自分たちでできることを進めたい」「現場の業務を熟知しているからこそ、改善すべき点がよくわかる」といったさまざまな思いを抱いている方にとって、ノーコードツールは強い味方になってくれるでしょう。
とはいうものの、日々の通常業務に追われる中で、DXに向けた課題を洗い出し、導入までのスケジュールを立て、運用のプランを考えることは至難の業。「本当にできるのだろうか」と疑心暗鬼になっている方もいるでしょう。そんな時は、ITの専門知識と経験豊富な外部の専門家に、まずは相談してみるということも有効です。
ctcでは、会社全体のシステムや担当部門の業務内容などを考慮した上で課題点と向き合い、今回紹介した「kintone」以外の選択肢も踏まえながら、最適なツール選びを提案。現場目線での業務内容を事細かに把握している各部門の担当者さまと、ITの専門家であるctcがタッグを組むことで、実情に見合った、より具体的で効果的な業務改善・生産性向上を実現することができるはずです。
また、ICTに関するサービスをワンストップで担うctcならではの高品質・高信頼のサービスや、関連ソリューションと組み合わせることで、お客さまにとって最適なDX化や企業活動の発展を総合的にサポートすることも可能です。ぜひお気軽にご相談ください。
