【鉄則】「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」はセットで対応を！
電子帳簿保存法とインボイス制度は、基本的にすべての企業、個人事業主が対象です。
上図にて、電子帳簿保存法とインボイス制度で対応すべき証憑を示しました。このように、電子帳簿保存法、インボイス制度のもと、それぞれ単独で対応すればよい証憑がある一方で、電子取引で発行・受領した適格請求書などの取引情報は両方の要件を満たす必要があります。
よって、適格請求書を電子で発行する場合は、電子帳簿保存法とインボイス制度をセットで対応できるシステムやサービスを導入するのが最適です。
Q.電子帳簿保存法では「どんな電子取引」が対象になるの？
まず、下記3つの「対象書類」について理解しましょう。
●国税関係の帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など
●決算関係書類：貸借対照表、損益計算書、棚卸表など
●取引関係書類：注文書、見積書、請求書、契約書、領収書など
ここで注意したいのが、電子帳簿保存法の電子取引の対象として、請求書だけではなく領収書も含まれている点です。
国税庁のホームページでは、該当する電子取引について回答（下記参照）されており、電子取引でやり取りされた書類は、オリジナルの電子データでの保存が義務付けられることになっています。単純にパソコンのフォルダに電子データを保存するだけではなく、規定では「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たさなければなりません。
まずはみなさんの組織内で、どの帳簿や書類をどういった方式で電子保存するかを、決めることからはじめましょう。
電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引を言い、下記の例はいずれも電子取引に該当します。
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
- インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷(いわゆるハードコピー)を利用
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るEDIシステムを利用
- ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
これだけは知っておこう！「インボイス制度」の経理業務への影響と対応ポイント
消費税法において認められた適格請求書を発行・保存する「インボイス制度」が、2023年10月からはじまります。
インボイス制度では、免税事業者からの仕入れについては、原則として仕入税額控除ができなくなるため、制度実施後も取引先から選ばれるべく、適格請求書発行事業者の登録申請を行なった個人事業主の方もいることでしょう。
適格請求書発行事業者の登録申請の後にポイントとなるのが、「書類の保存方法」と「請求書類の見直し」。さっそく、それぞれについて解説していきます。
Q.書類の取り扱いは「これまで通りの保存方法」で問題ないの？
インボイス制度を定めた消費税法では、電子データとして受領した請求書／領収書などをプリントアウトして、紙文書として保存することを認めています。そのため、「これまで通りの保存で良いのでは？」と考える方もいるかもしれません。
しかし前述のように、改正電子帳簿保存法では、電子取引によって発生した請求書／領収書などはオリジナルの電子データでの保存が義務づけられています。2つのルールが混在する中で、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応をそれぞれ進めてしまうと、事務処理が煩雑化したり、業務に混乱を招いたりしかねません。
ここで押さえておきたいのが、インボイス制度では、「電子帳簿保存法と同等の要件を満たす」ことで国税関係書類を「電子データとしても保存できる」と定められている点。電子帳簿保存法とインボイス制度はそれぞれで対応せずに、セットで進めるべき理由がここにもあるのです。
Q.請求書は「これまで通りの様式」で問題ないの？
自らが売り手＝インボイスの発行業者になる場合には、請求書類が記載要件を満たしているかどうか確認し、必要に応じて請求書の様式を修正しましょう。
インボイス制度対応の適格請求書に記載する6つの事項は以下の通りです。
- 氏名または名称、登録番号（適格請求書発行事業者のもの）
- 取引の年月日
- 取引の内容（軽減税率の対象品目についてはその旨の記載）
- 税率ごとの合計対価金額、適用税率
- 消費税額
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
Q.消費税額は「これまで通りの計算」で問題ないの？
消費税は、標準税率10%、軽減税率8%の複数税率です。適格請求書には「税率ごとに区分した消費税額等」も記載することが定められていますので、取引商品を税率ごとに分け、それぞれの合計額と消費税額を記載するようにしましょう。
なお、インボイス制度以前の「区分記載請求書」では、消費税の端数処理が任意であり、商品ごとに端数処理をすることができました。あらたな適格請求書では、1つの適格請求書につき税率ごとに1回の端数処理と決められています。
これらの要件と異なる計算方法を行っている場合は、自社の運用やシステムの見直し、取引先との調整が必要になる可能性があるため、注意が必要です。
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電子帳簿保存にあたっては、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たさなければならないとお伝えしましたが、invoiceAgent文書管理では保存要件に対応する機能も充実。
請求書などをアップロードすると自動的にタイムスタンプが付与される機能や、さまざまな条件を組み合わせて請求書／領収書などを検索する機能、請求書／領収書などのデータが改ざんされていないか証跡情報を確認できる機能を備えています。
なお、このソフトウェアは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」を取得。電子帳簿保存法に対応するための法的要件を満たしている点も安心です。
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さらに、受領した適格請求書のデータ化や適格請求書発行事業者の登録確認も可能。将来的には電子インボイスの規格であるPeppol（ペポル）経由のデータ送受に対応予定なので、より便利になることでしょう。
まとめ
繰り返しになりますが、「インボイス制度」は基本的にはすべての企業、個人事業主に関係しますので、ビジネスパーソンのみなさんは「自分ごと」としてとらえておきましょう。
その上で鉄則なのが、インボイス制度と電子帳簿保存法はセットで対応すること。一つのプロジェクトとして進めることで事務処理の煩雑化を防ぐことができ、最適なシステムやサービスを導入することでこれまで以上の効率化も期待できます。
この記事では、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応についてまとめましたが、今後も「法改正への早期対応」や「継続的な業務改善」は事業者の命題として高い頻度で求められていくことでしょう。だからこそ、システムの専門家となるパートナー企業との連携を図りながら、確実・着実にDX化を進めていくことをおすすめします。
私たちctcもパートナー企業の一つとして、お気軽にご相談くださいね！
