WEB会議以外にも使えるビジネスシーンのZoom活用例

まずは、ビジネスシーンにおけるZoomの活用例について紹介したいと思います。

Zoomは1回当たりのデータ通信量が少ないため、通信環境に左右されずに大人数で参加する場合も安定した利用が可能。そのため、「セミナー」「イベント」などの活用に向いているという特徴があります。「Zoomはオンラインミーティングのみでしか使っていない」という方はぜひ、参考にしてみてくださいね。

ウェビナー

採用活動をZoomで行うことで、「企業説明会で必要な会場設営にかかる手間とコストをカットできる」「遠方に住んでいる優秀人材を獲得できる可能性が上がる」といったメリットがあります。

Zoomを通して「オフィスツアー」「現職社員との交流会」を開催する企業も増えており、求職者に職場の雰囲気を伝える手段としても有効でしょう。

オンライン採用面接

採用活動をZoomで行うことで、「企業説明会で必要な会場設営にかかる手間とコストをカットできる」「遠方に住んでいる優秀人材を獲得できる可能性が上がる」といったメリットがあります。
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Zoomを通して「オフィスツアー」「現職社員との交流会」を開催する企業も増えており、求職者に職場の雰囲気を伝える手段としても有効でしょう。

オンライン発表会

近年では「商談会・展示会」「新製品発表会」「記者発表会」「決算説明会・株主総会」をオンライン上で開催するケースが増えてきました。

不特定多数の参加する発表会を開催する際は、マルチデバイス対応はもちろん、回線品質が悪い場所から接続している人でも、可能な限り高い品質で安定した通信する必要があります。Zoomは「通信の安定性」という点で評価が高く、大人数が参加する発表会も安心して開催できるでしょう。

またウェビナーライセンスの契約でアーカイブ配信を前提とした「録画機能」や、YouTube、Facebook、Twitterなどと連携した「ライブ配信機能」を使いこなせば、発表会の効果を最大限に発揮することができます。

コミュニケーションを最大化するZoomの便利機能

次に、Zoomの「便利機能」について解説していきます。

多彩なビジネスシーンでZoomを活用するには、搭載された機能をフル活用することで参加者のコミュニケーションをスムーズに促すことができるでしょう。オンラインならではの業務効率化につながる、4つの便利機能を紹介したいと思います。

ホワイトボード

Zoomは、WEB会議中に共同編集できるホワイトボードを表示させることができます。

リアルなホワイトボードのように、手書きで文字やイラストを描いたり、テキストを入力したり、付箋を貼ったりして、参加者とコラボレーションしながらアイディアをまとめることが可能。「PPTやPDFを画面共有して口頭ベースで会議を進める」といった従来の方法にとらわれることなく、自由な発想で会議を開くことができます。

リモートコントロール

会議の参加者の画面を遠隔操作できる機能です。

たとえば、管理者が社内のメンバーからPCに関する設定で質問を受けたとしましょう。従来の方法では、WEB会議でつないで「まずはこのボタンをクリックして、次にこのタブを開いて...。そっちじゃなくて、右の方の...」と口頭で説明する方法が一般的だったかと思います。

「リモートコントロール」を使えば管理者がメンバーの画面を直接操作して、問題解決まで最短距離で進めることができるでしょう。

ブレイクアウトルーム

ZoomのWEB会議において、参加者を複数のグループに分けるのが「ブレイクアウトルーム」の機能です。

たとえば、複数のお客さまを集めた商談会を実施するケースを想定してみましょう。冒頭はホストが全体に向けて自社の説明やサービスのPRを行い、その後、営業担当とお客さまのペアをブレイクアウトルームで複数のグループに分けます。

お客さまは営業担当と1対1の環境のなかで、説明の不明点を質問したり、自社の悩み相談をしたりと、より親密なコミュニケーションを図りながら商談を進めることができるでしょう。ホストは全体に向けてチャットを送ることもできるので、商談会全体の進行コントロールも容易に行えます。

スポットライト

複数人でWEB会議をしている場合、「スポットライト」機能で特定の参加者をメイン画面に固定することができます。

同じような機能で「ピン留め」がありますが、こちらはあくまで“自分の画面で固定表示される“という機能。スポットライトのメイン表示は参加者全体に影響するため、より“強制力”の高い機能だと言えるでしょう。

たとえばオンラインセミナーで講師が複数人いる際に、「登壇している講師をメイン表示にする」といったシーンでよく使われています。

Zoomを活用してオンラインコミュニケーションの可能性を広げる！

今回はZoomの「活用例」「便利な機能」な機能について紹介させていただきました。「こんな活用方法があったんだ！」「この機能、こんな風に使うんだ！」など、オンラインコミュニケーションの可能性を広げる気づきにつなげていただけると幸いです。

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