ニューノーマル時代への対応を見据え、「場所を選ばない働き方」の実現に向けてオフィス環境の見直しを進めている企業も多いのではないでしょうか？社員の多様なワークスタイルを推奨するなかで、今まで当たり前だった「固定電話」の廃止に向けた取り組みが必要になります。

例えばctcにご相談いただくお客様の場合、「自席の固定電話に内線番号が割り当てられていて、外出先または在宅勤務中の従業員へ転送ができない」「社内と外出先での通話が多く、通話料が高くなる」「拠点ごとのオンプレミスPBXの管理、運用が大変」といった、従来のオンプレミス型 PBXで生じるお悩みをいただきます。

そこでおすすめしているのが、インターネット回線を活用してスマホ・PCで内線・外線・転送などの機能を利用可能にする「クラウドPBX」。今回の記事では、初期コストや電話料金を抑えつつ、テレワーク・複数拠点の“電話問題”を一挙に解決するクラウドPBXについて解説していきます！
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ニューノーマル時代における“電話問題”

まず、「固定電話」に関する相談をいただく理由を整理しておきます。大きく分けて「テレワーク」「複数拠点」に関して、問題が発生しているケースが多いでしょう。

テレワークにおける“電話問題”

テレワーク時の電話対応においては、「固定電話の取り次ぎ」「電話番のための出社」という2つの問題が挙げられます。

●固定電話の取り次ぎ
従来のビジネスシーンでは各部署に電話番号が割り当てられ、電話を受け取った従業員が担当者へ取り次ぐというフローが一般的でした。しかし担当者がテレワーク勤務の場合、「○○はテレワーク勤務となっておりまして、折り返しご連絡をさせていただきます...」という対応に。電話対応にタイムラグが発生することはもちろん、取り次ぎ担当者の負担増にもつながってしまいます。

●電話番のための出社
せっかくテレワークが浸透しているにも関わらず、「電話番のために交代で出社」という社内ルールを運用しているケースもあるのではないでしょうか？電話対応を目的とした出社は従業員のモチベーションに悪影響を与えるだけではなく、電話の取り次ぎによる負担増も加わって業務効率の低下を招く恐れがあります。

複数拠点における“電話問題”

オンプレミス型PBXやビジネスフォンの主装置は、「初期費用が高く、ランニングコストもかかる」「サーバーの構築に半年〜1年半の期間がかかる」「設定変更に手間がかかる」といったデメリットが挙げられます。

拠点ごとにオンプレミス型PBXを設置する場合はこれらのデメリットに加えて、「拠点間の通話なのに費用が掛かってしまう」という問題点も。そこで工事手配が不要で、保守・運用の費用を軽減できるクラウドPBXのニーズが高まっているのが現状です。

クラウドPBX導入のメリット

それでは、クラウドPBXについて詳しく解説していきます。クラウドPBXは、従来のオンプレミス型PBXの固定電話の回線網が、クラウドサービスによってインターネット回線に変わるサービスのこと。

これにより「社内の固定電話から外出中・テレワーク勤務中の社員のスマートフォンに取り次ぐ」「各拠点のPBXを一括管理する」「各拠点間の内線通話を無料にする」といったことが可能になります。さらに詳しく、クラウドPBX導入のメリットを見ていきましょう。

場所を問わず会社宛ての電話を受けることが可能に

オフィスに設置した固定電話だけではなく、スマートフォンやPC、タブレットなどのデバイスで会社宛ての電話を受けることができます。電話番のために社員が交代で出社する必要はありませんし、取り次ぎによって生じる負担も軽減できるでしょう。また、着信時は「複数人への同時着信」ができるので、顧客からの問い合わせを取り逃す心配も軽減できます。

設定変更時のコストダウン

クラウドPBXは内線番号の変更、着信時に鳴動する電話機の変更などがWebサイトで行えます。そして電話機への配線は電話線ではなくLANケーブル。電話機を増設するときにも、従来のPBXから電話機までの配線追加工事は不要となります。

通話料の削減

拠点間の内線通話が無料になるため、顧客や社員同士のコミュニケーションに電話を使う頻度が多い企業ほど、クラウドPBXの導入による通話料の削減はかなり実感できるでしょう。また、光回線との併用でさらなるコスト削減を期待できます。

クラウドPBX の導入でテレワーク・複数拠点の“電話問題”を解決！

クラウドPBX導入のメリットについてご理解いただけたでしょうか？ctcでは、「煩わしい運用・保守を任せられる」「ネットワーク回線のみでPBX機能が利用できる」「固定電話機をスマートフォンに集約可能」「オプションサービスでさまざまな機能が利用可能」といった視点で、クラウド PBX導入をおすすめしております。

その他、電話の使用頻度や拠点数によって導入フローや保守・管理業務に関する注意点もありますので、「固定電話に関する悩みを解消したい！」という方は、一度ctcへお問い合わせをいただけますと幸いです。