SDGsへの貢献につながるペーパーレス化。メリット＆デメリットを理解して効果的に導入を

SDGsの目標達成にもつながるペーパーレス化。
導入のメリット・デメリットをしっかり理解し、自社に合った方法を検討しましょう。

ペーパーレス化でSDGsの達成に向けて取り組むことで得られる利点

持続可能なより良い社会を実現するため、世界共通の目標として掲げられているSDGs。経済・社会・環境などの要素からなる17の目標が設定されています。ペーパーレス化は、これらのうち3つの目標に貢献する取り組みといえます。

⑫つくる責任 つかう責任
⑬気候変動に具体的な対策を
⑮陸の豊かさも守ろう

ペーパーレスを導入することは、紙の過剰な消費や廃棄を減らし、限りある資源を守ることになります。気候変動の原因となる地球温暖化の観点からも、紙を生産するときに発生する二酸化炭素を抑えるといった効果も。企業の1アクションが、環境保護、生物多様性の保護に貢献するといえるでしょう。

また、ペーパーレス化を通してSDGsの目標達成に近づくことは、環境保護だけでなく企業のイメージアップにもつながります。社会的責任を果たす企業として信頼を得られれば、同じような目的意識を持った取引先や消費者へのアピールも可能。先進的な取り組みに関心のある学生や求職者に訴求できることを考えると、採用活動の促進にもなるでしょう。

コスト削減や業務の効率化だけではなく、その活動を通してSDGsに取り組む姿勢こそが、企業にとって大きなメリットをもたらす可能性となるのです。

ペーパーレスでコスト削減を成功させる4つのステップ

ctcでは2017年度よりペーパーレスを導入し、「会議資料」「申込書」「打ち合わせ資料」「社内依頼文書」「請求書」の電子化を推進。紙をなくすことに躊躇したとしても、オンラインファイルストレージなどを導入することで「あらゆる紙資料が電子化に対応できる」と実感しています。

「業務プロセス効率化の実現」を念頭に置き、まずはペーパーレス化を進めるステップを4つに分類してみます。

ペーパーレス化｜ステップ１目的の明確化

多くの企業が掲げる目標としては、「業務効率化・コスト削減・テレワーク推進・セキュリティ強化」を軸に挙げることが一般的。目的達成に向けて経営層がリードし、ペーパーレスを全社的な施策として推進していくようにしましょう。

例えば、ctcでは「テレワーク推進」を成し遂げるためのアプローチとして、「『組織』所有の物理的なものを減らす／無くす／持ち運べるようにする」と考えました。

「紙の稟議書」「日々増える紙資料」などテレワークを阻む要素が見えてきたら、次のステップである「ペーパーレス対象となる媒体の選定」を考えていきます。

ペーパーレス化｜ステップ２ペーパーレス対象となる媒体の選定

会社で扱うすべての書類をいきなりペーパーレスにする必要はなく、目的ごとに対象を絞ってクリアしていきます。前述の「テレワーク推進」で考えると以下が対象に。

テレワーク推進におけるペーパーレス対象の例

• 決済書等書類＋ハンコ
• 領収書
• 郵便物
• 名刺
• 社内会議資料
• 提案書
• 契約書＋印紙＋ハンコ
• 受信FAX

ペーパーレス化｜ステップ３ツール選定・運用ルール設定・スケジュール策定

いよいよ実際に導入する段階です。ツールを選定するときは、以下の項目を重視しましょう。

さらに、「運用ルールの設定」や「スケジュール策定」も必要なステップ。「ちょっと大変そう…」と感じた方は、一気通貫して相談できる外部パートナーを検討されるのがおすすめです。ペーパーレスを適用する範囲や規模の検討や、「すでに運用している ITツール」や「セキュリティ要件」など、自社が抱える状況に応じて相談できる場所があれば、導入のハードルがぐっと下がるはず。

例えばctcでは、セキュアにファイルのアップロード・共有が可能なオンラインストレージの導入サポートを行っています。

ペーパーレス化｜ステップ４実行→振り返り→改善

ステップ3が固まったら、社員に周知して実行します。

 「システムを理解していない社員はいないか」「きちんと効果が出ているか」など、いくつかの指標を立てながら評価と改善を繰り返していきましょう。具体的な数値や達成度を示すことで社内共有もしやすくなり、社員のモチベーションUPにもつながります。

ペーパーレス導入のコストダウンを検証

「そうは言っても、具体的なコストダウン効果が分からないと稟議に通せない…」

そんな声も聞こえてきそうですね。ctcで紙に関わる管理工数を割り出した結果、ctcではペーパーレス化によって1ヶ月167万円（※）のコストダウンにつながるというデータに。

＜コストダウン算出の補足（※）＞
■ 前提
・1ヶ月に10万枚の紙を削減
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■ 仮定
・印刷設定〜複合機へ取りに行く〜ファイリング〜シュレッダーor 溶解処理
　＝トータルの所要時間「30秒」と仮定
・一人ありの稼働単価
　＝「時給 2000円 ※一般的な単価として 」と仮定
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■ 計算
・ペーパーレスにより削減できる時間：30秒×10万枚＝833.333...時間（約 833時間）
・ペーパーレスにより削減できる一人あたりの稼働単価：2000円×833時間＝166万6千円

もちろん金額以上に、「業務効率化」「テレワーク推進」の実現につながるといった恩恵も忘れてはなりません。

ペーパーレスへの取り組みはお早めに

ペーパーレスを実現するには、「業務フローの変革をセットに考える必要がある」「オンラインファイルストレージなどのITツール導入が不可欠」ということを理解していただいたと思います。

同コラムでは、引き続きペーパーレスの導入ナレッジについて解説。「電子帳簿保存法への対応」「全社的なペーパーレス化」をご検討の方は、お気軽にご相談してくださいね。
また、その他にも「コミュニケーション」「業務オートメーション」「バックオフィス変革」「業種・業態別支援ツール」など、ctcが経験した実例を交えながら、お客さまのお役立ちにつながるコラムを配信していきます。

そしてオフィスでの新しい働き方を体験できる「ctc SmartOffice」にお越しいただくと、御社が抱えるお悩みを個別にお伺いしながら解決策を提案し、おすすめのITツールの実操作も体験していただけます。
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