ペーパーレスを成功させるための4つのステップ

ctcでは2017年度よりペーパーレスを導入し、「会議資料」「申込書」「打ち合わせ資料」「社内依頼文書」「請求書」の電子化を推進。紙をなくすことに躊躇したとしても、オンラインファイルストレージなどを導入することで「あらゆる紙資料が電子化に対応できる」と実感しています。

「業務プロセス効率化の実現」を念頭に置き、まずはペーパーレス化を進めるステップを4つに分類してみます。

ペーパーレス化｜ステップ１目的の明確化

多くの企業が掲げる目標としては、「業務効率化・コスト削減・テレワーク推進・セキュリティ強化」を軸に挙げることが一般的。目的達成に向けて経営層がリードし、ペーパーレスを全社的な施策として推進していくようにしましょう。  

例えば、ctcでは「テレワーク推進」を成し遂げるためのアプローチとして、「『組織』所有の物理的なものを減らす／無くす／持ち運べるようにする」と考えました。

「紙の稟議書」「日々増える紙資料」などテレワークを阻む要素が見えてきたら、次のステップである「ペーパーレス対象となる媒体の選定」を考えていきます。

ペーパーレス化｜ステップ２ペーパーレス対象となる媒体の選定

会社で扱うすべての書類をいきなりペーパーレスにする必要はなく、目的ごとに対象を絞ってクリアしていきます。前述の「テレワーク推進」で考えると以下が対象に。

テレワーク推進におけるペーパーレス対象の例

• 決済書等書類＋ハンコ
• 領収書 ・郵便物
• 名刺
• 社内会議資料
• 提案書
• 契約書＋印紙＋ハンコ
• 受信FAX

ペーパーレス化｜ステップ３ツール選定・運用ルール設定・スケジュール策定

導入するツールを選定するには、「課題解決に直結するか」「社員のITリテラシーにマッチしているか」が重要。いくつかのツール・サービスを並べて検討するのも良いですが、「運用ルールの設定」「スケジュール策定」など一気通貫して相談できる外部パートナーを検討されるのがおすすめです。ペーパーレスを適用する範囲や規模はもちろん、「すでに運用している ITツール」「セキュリティ要件」など、自社が抱える状況に応じてツールを選定していく必要があるでしょう。

例えばctcでは、セキュアにファイルのアップロード・共有が可能なオンラインストレージの導入サポートを行っております。

ペーパーレス化｜ステップ４実行→振り返り→改善

ステップ3が固まったら、社員に周知して実行します。

 「システムを理解していない社員はいないか」「きちんと効果が出ているか」など、いくつかの指標を立てながら評価と改善を繰り返していきましょう。具体的な数値や達成度を示すことで社内共有もしやすくなり、社員のモチベーションUPにもつながります。

ペーパーレス導入はコストダウンにも有効

「そうは言っても、具体的なコストダウン効果が分からないと稟議に通せない…」

そんな声も聞こえてきそうですね。ctcで紙に関わる管理工数を割り出した結果、ctcではペーパーレス化によって1ヶ月167 万円（※）のコストダウンにつながるというデータに。

＜コストダウン算出の補足（※）＞
■ 前提
・1ヶ月に10万枚の紙を削減
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■ 仮定
・印刷設定〜複合機へ取りに行く〜ファイリング〜シュレッダーor 溶解処理
　＝トータルの所要時間「30秒」と仮定
・一人ありの稼働単価
　＝「時給 2000円 ※一般的な単価として 」と仮定
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■ 計算
・ペーパーレスにより削減できる時間：30秒×10万枚＝833.333...時間（約 833時間）
・ペーパーレスにより削減できる一人あたりの稼働単価：2000円×833時間＝166万6千円

もちろん金額以上に、「業務効率化」「テレワーク推進」の実現につながるといった恩恵も忘れてはなりません。

ペーパーレスへの取り組みはお早めに

ペーパーレスを実現するには、「業務フローの変革をセットに考える必要がある」「オンラインファイルストレージなどのITツール導入が不可欠」ということを理解していただいたと思います。

同コラムでは、引き続きペーパーレスの導入ナレッジについて解説。「電子帳簿保存法への対応」「全社的なペーパーレス化」をご検討の方は、お気軽にご相談してくださいね。
また、その他にも「コミュニケーション」「業務オートメーション」「バックオフィス変革」「業種・業態別支援ツール」など、ctcが経験した実例を交えながら、お客さまのお役立ちにつながるコラムを配信していきます。

そしてオフィスでの新しい働き方を体験できる「ctc SmartOffice」にお越しいただくと、御社が抱えるお悩みを個別にお伺いしながら解決策を提案し、おすすめのITツールの実操作も体験していただけます。
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