経費精算の電子化が迫られる「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」
まず、経費精算業務で注目を集めている「電子帳簿法」「インボイス制度」についておさらいしておきます。
電子帳簿法と経費精算
「ペーパーレス」を解説したコラムでもふれましたが、電子帳簿保存法とは領収書・請求書などの電子データ保存が可能になる法律。2022年1月に、下記3つの要件が緩和されました。
2022 年 1 月に緩和された要件
- 税務署への事前承認が不要に
- 原本確認と検査が不要に
- タイムスタンプ付与の期間が最長2ヶ月、自署が不要に
これにより経費精算の電子化に対するハードルがぐっと下がり、各社で仕組みにフィットした IT システムの導入が進められています。なお「電子取引データの電子保存義務化」については2023年12月31日までの猶予期間。それまでに準備を推し進め、2024年1月には“要件に従った電子データ保存が行える仕組み”を整えておく必要があります。
インボイス制度と経費精算
インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは、2023年10月から施行される消費税の仕入税額控除に関する新しい制度。所定の記載要件を満たしたインボイス（請求書・領収書など）の交付を受けて保存しないと、仕入税額控除の適用が受けられなくなります。
インボイス制度施行後は、下記4つの要因で経費精算の“手間”が発生してしまう見込みです。
インボイス制度による経費精算業務への影響
- 取引先は適格請求書発行事業者かどうか確認が必要
- 届いた請求書がインボイス制度の要件を満たしているかどうか確認が必要
- 取引先が適格請求書発行事業者として登録しているか否かで、仕入れ税額を変更
- 電子帳簿保存法に則って請求書の電子保存が必要
実質、インボイス制度は経費精算だけでなく、「経理実務」「会計実務」「税務実務」全般に及ぶ法改正。
「電子化できていない」という企業はできるだけ早期に、自社の仕組みに合ったシステムやパートナーの選定を進める必要があると言えるでしょう。
経費精算の電子化を進めるメリットと業務フロー
ここまでで、経費精算の電子化に対する必要性は理解できたかと思います。経費精算の電子化は単なる「法律・制度の改正への対応」以上に、「効率化」「セキュリティ」といった視点で多くのメリットが期待できるでしょう。
経費精算の電子化によるメリット
- 領収書の管理スペースが不要に
- 領収書、経費精算履歴のデータ検索が可能に
- 経理部門でもテレワークが実現可能に
- 領収書の紛失防止
これらのメリットを実現させるために、経費精算システムの導入は必要不可欠。「経費精算書」「領収書」「出金伝票」を電子化することで、「経費を申請する側」「経費を処理する側」の双方で業務負担の軽減につながります。実際に、経費精算システム導入後の業務フローを見てみましょう。
- スキャンまたは撮影で領収書を電子化／申請者
- 経費精算システムを介して申請／申請者
- 経費精算システムを介して承認／上長 or 責任者
- 承認された申請内容を確認／経理担当
- データを会計ソフトに自動仕訳／経費申請システム
- 電子帳簿保存法に対応したシステムで自動保管／経費申請システム
実行→振り返り→改善
このように経費精算をシステムによってワークフロー化し、人や場所、時間にとらわれることなく申請〜承認〜保管の流れを進めることが可能です。そこで最後に、ctcおすすめの経費精算システムについて紹介させていただきます。
ctc おすすめの経費精算システム
ctcでは経費精算に関するご相談をいただく際に、「入力や確認に対する時間を削減し、さらにミスも防止したい」「法律・制度改正への対応を万全にしたい」「従業員の出社を前提とした経理業務を改善したい」といったお悩みを聞くことが多いです。
そこでctcでは、お客さまのご要望や環境に合った経費精算システムご紹介。今回はそのひとつである「楽楽精算」の特徴を解説します。
楽楽精算
経費・交通費・旅費など、経費精算にかかわるすべての処理を一元管理できます。申請→承認→経理作業の電子化や、自動仕訳・会計ソフト連携など業務効率の向上や人的ミスの防止が可能です。場所を問わず経費精算ができ、紙やハンコ、Excelに依存しない多様な働き方をサポート。ctc SmartOfficeの体験コーナーでは、OCRで簡単な領収書読取をご紹介しています。
経費精算を電子化でニューノーマル時代の働き方を実現
今回のコラムでは、経費精算の電子化における必要性とメリット、おすすめのシステムについて解説いたしました。法律・制度改正の対応は急務としながらも、経費精算の電子化を実現することでニューノーマル時代に対応した働き方にぐっと近づくことでしょう。
「領収書の提出や確認のために出社しなくてはいけない...」「紙資料が多すぎて管理に手間がかかってしまう」などの悩みを抱えていらっしゃいましたら、お気軽にご相談をいただけますと幸いです。
同コラムでは「ペーパーレス」「コミュニケーション」「バックオフィス変革」「業務オートメーション」「業種・業態別支援ツール」など、お客さまのお役立ちにつながるコラムを継続して配信。ctcが経験した実例を交えながら、導入から検討までのポイントを理解できる情報をお届けしていきます。
そしてオフィスでの新しい働き方を体験できる「ctc SmartOffice」にお越しいただくと、御社が抱えるお悩みを個別にお伺いしながら解決策を提案し、おすすめのITツールの実操作も体験していただけます。御社の業務改善につながるヒントを見つけていただけると思いますので、ぜひ一度、体験にお申し込みくださいね！
