勤怠管理業務をアップデートできていますか？アナログで進める問題点と注意点

みなさんの会社では「タイムカード」「残業申請」「有給・代休・振休申請」はどう運用されていますか？「タイムカードはデジタルで、その他の申請はすべて紙で運用している」など、企業によって管理や手続きの方法はさまざまかと思います。

勤怠管理のすべてを紙で運用している企業はもちろん、上述のように「デジタルと紙が混在している」というケースも要注意。「働き方の多様化」「労働基準法改正に合わせた対応」といった理由を背景に勤怠管理は複雑化し、従来以上に柔軟な対応が迫られています。

まずは勤怠管理システムを導入していないことで招く、3つの問題点について紹介していきます。

集計作業が煩雑なため時間を要しミスも発生しやすい

雇用形態の違いに合わせた集計のみならまだしも、現在は「フレックスタイム」「時差出勤」「テレワーク・リモートワーク」など、従業員一人ひとりの勤務形態（ワークスタイル）に合わせた作業を行う必要性があります。

ニューノーマル時代に合わせて「場所」「時間」に制限されない自由な働き方が実現されるにつれて、勤怠管理の集計作業はますます煩雑化していくことでしょう。とはいえ、人手不足が深刻に叫ばれる現状では、勤怠管理専門の人材を増やすのは現実的でありません。

複雑な出退勤の集計を手作業で管理していては、「労働時間の管理ミス」「集計作業者の過重労働」が発生するのは目に見えて分かるでしょう。

事後報告の勤怠申請だと申告漏れや不正が発生する懸念がある

雇勤怠関連の申請を紙で運用していると、どうしてもリアルタイムの管理が難しくなります。申請の認識として“事後報告が許される雰囲気”が常態化してしまうと、当然ながら「申請漏れ」「不正」は起きやすくしまうもの。

「正確な残業代や休日出勤手当が算出できていない」「知らないうちに従業員に無理な働き方を強要している」といった事態を防ぐためにも、各種申請をリアルタムで管理できるフローは必須なのです。

法改正の度に算出方法を更新する業務が負担となっている

近年、勤怠管理に関わる大きな法改正としては、2019年4月に施行された「改正労働基準法」が記憶に新しいでしょう。そして直近でも、2023年4月から中小企業も月60時間以上の割増賃金率が 50％以上に引き上げられます。

このような労働に関する法改正は、「医療・福祉」を例にすると分かりやすいように特定の業種に絞った改正がなされることも。

企業は法改正の情報を確実にキャッチし、「算出方法の更新」「適正な労働時間の把握」に向けて対応する必要があるでしょう。管理方法において「すべて紙で運用している」「デジタルと紙が混在している」という状況では、柔軟な対応が難しくなることが予想できます。

勤怠管理システムとは？導入メリットは「コスト削減」と「業務効率化」

従来通りの勤怠管理による「問題点」について解説しましたが、「うちの会社がまさにこの状態...」と感じた方も多いのではないでしょうか？そのような場合は、「勤怠管理システム」の導入を検討してみてください。

勤怠管理システムに搭載されている主な機能

• 日次勤怠
• 申請&承認機能
• 勤怠データ分析&集計機能
• 通知機能
• データ変換機能
• 給与計算機能

勤怠管理システムとは上記の機能を使って、社員が法令や就業規則にのっとって労働しているかを雇用者側が正しく把握するためのもの。導入することで、以下のメリットを得ることができます。

正確な勤怠データの自動収集と自動集計に対応

勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働時間を自動収集・自動集計できます。またリアルタイムに情報が更新されていくので、従業員の打刻漏れや打刻時間のミスをすぐに指摘することもできるでしょう。

集計担当としては「各従業員、一日ごとの勤務時間に目を見張らせて計算する」「月末に集まってくる勤怠情報を一気に計算する」といった、ミスや残業につながりやすい作業は不要に。「集計作業者の過重労働」「ミスや不正による残業代・休日手当の過払い」を防ぐことができて、大きなコスト削減につながることでしょう。

勤怠データと勤怠関連申請を統合。給与計算システムなどと連携可能

「勤怠データ」と「勤怠関連申請」を統合することで、より効率的に集計作業が行えます。さらに「給与計算システム」と連携すれば、勤怠管理と給与計算を同時に行うことも可能。勤怠と給与を一元管理できます。

また、集計された勤怠データを分析することで、「正しい業務配分」「適切な人員配置」に役立てられるというメリットも。会社全体の業務効率化や労働環境の整備は、勤怠管理のアップデートが鍵を握るといっても過言ではありません。

ctcおすすめの勤怠管理システム「ジョブカン」

ここまで勤怠管理システムの重要性についてご理解いただけたかと思いますが、複数あるサービスのなかから何を選ぶのが良いのでしょうか。

ctcでは多くのお客さまに向けて、業界トップクラスのシェアを誇る「ジョブカン」をおすすめしています。ここではジョブカンの特徴を簡単にまとめますので、ぜひ検討してみてくださいね。

ジョブカン

日々の勤怠管理のミスを減らしつつ、効率化を実現するクラウド型勤怠管理システム。高機能ながら操作性が非常にシンプルで、「バックオフィスツールをはじめて導入する」という企業でも安心して使っていただけます。

勤怠管理では「出勤管理」「シフト管理」「有休管理」がスマホやタブレット、ノートPCなどから簡単に打刻できて、従業員の負担を軽減。「変形労働」「フレックス」「テレワーク」「出張」「裁量労働」などの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定・運用ができます。

打刻方法も複数用意されており、「ICカード打刻」「指静脈認証打刻」「GPS打刻」「LINE打刻」「Slack打刻」などに対応。「必要な機能だけ」を自由に組み合わせて利用できるので、使いやすく、安価な点もポイントですね。

「必要な機能だけ」を自由に組み合わせて利用できるので、使いやすく、コスパの高さでもおすすめのツールです。

勤怠管理システムを導入して、バックオフィス業務をアップデート！

勤怠管理システムを導入する際は、「給与計算システム」「経費申請システム」といった他ツールとの連携を視野に入れて検討するようにしてみてください。また、従業員数はもちろん、雇用形態や勤務形態によってシステム運用を調整する必要もありますので、ご検討の際はぜひctcにご相談いただけますと幸いです。

同コラムでは「ペーパーレス」「コミュニケーション」「バックオフィス変革」「業務オートメーション」「業種・業態別支援ツール」など、お客さまのお役立ちにつながるコラムを継続して配信。ctcが経験した実例を交えながら、導入から検討までのポイントを理解できる情報をお届けしていきます。

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