フリーアドレスを導入したい

フリーアドレス導入のメリット

フリーアドレスとはオフィスで決まった座席に座って仕事をするのではなく、空いている好きな座席を選んで仕事をするワークスタイル。ctcでは2018年度以降で「フリーアドレスの導入」を進め、時流に合わせてワークスタイルの改革を実施してきました。

近年活発に進められているフリーアドレス化は、社員同士のコミュニケーションを活性化し、仕事や働き方に対する意識を改革し、さらにペーパーレスをより進めることが目的となっています。下記に、代表的な「フリーアドレス導入のメリット」を記載しておきますので、自社における優先度を整理しておくと良いでしょう。

フリーアドレス導入ステップ

ctcで実践したフリーアドレス化は、ABW（Activity Based Working）を参考にして「業務に合わせてワークスタイルを選び、創造的で生産性の高い働き方の実現」を目指していきました。

[ABW（Activity Based Working）とは]
1990 年代にオランダの企業「Veldhoen + Company」が世に広めた概念。単純にオフィス内で所定の
デスクを設けない「フリーアドレス」の発展型と言われています。

フリーアドレス導入のステップ１：「目的設定」と「適応範囲」を明確にする

まずは、自社になぜABWが必要なのかを整理しておきます。上述した導入メリットを参考にしながら、ゴール設定を明確にしておきましょう。
また、ABWはすべての職種に対してマッチしている訳ではありません。特定の席に居座る必要性の低い「営業職」や「企画職」は適応しやすいと言われていますが、専門道具や機密情報を取り扱う「研究職」「開発職」には向いていないとされています。

フリーアドレス導入のステップ２：社内の状況・ニーズ調査する

現状運用されているオフィスワークの問題点や課題を調査し、社員のニーズをキャッチアップしておきましょう。ctcでは部長クラスへのアンケートを実施し、「多人数利用」「個人利用」「長時間利用」「短時間利用」と座席の比率を決定しました。

フリーアドレス導入のステップ３：オフィスレイアウトを検討する

導入目的、社内ニーズを参考に、適切なオフィスレイアウトを検討していきます。「ミーティングルーム」「集中スペース」「リラックススペース」など、目的に応じた空間を設計していきましょう。

フリーアドレス導入のステップ４：ITツールを導入する

ABWの実現には IT 環境の整備が不可欠。ctcで取り扱っているITツールを例に、フリーアドレスを円滑にする商材を紹介します。
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・グループウェア「Microsoft365」

最新のOfficeツールをマルチデバイスにて利用可能。オンライン環境下でドキュメントの共有・共同編集が可能となるため、場所にとらわれることなく仕事を進められます。
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・WEB 会議システム「Zoom」

1回当たりのデータ通信量が少ないため、通信環境に左右されずに大人数で参加する場合も安定して利用できます。フリーアドレスによってチームメンバーが離れた場所で作業している場合も、オンラインミーティングを活用することで移動時間の短縮につなげられます。
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・オンラインファイルストレージ「Box」「DirectCloud」

ファイルの保存や共同作業が行えるオンラインファイルストレージの導入も必須。組織規模に合わせたサービスを選ぶようにしましょう。
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・勤怠管理システム「ジョブカン」

出勤管理・シフト管理・有休管理が手軽にモバイルからでも申請可能。直行直帰や出張、リモートワーク、フリーアドレスなど、さまざまなシーンに合わせて利用できます。
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フリーアドレス導入のステップ５：運用ルールの設定・見直しを行う

ABWの実施に伴い、従来のオフィスとは異なる運用ルールの設定が必要になります。例えば「個人所有の荷物」「ミーティングルーム・集中スペースの利用制限」「席選択・コミュニケーション促進」など。評価方法や手段の見直しを繰り替えしながら、自社にフィットする運用ルールをつくりあげていきましょう。

フリーアドレスの導入効果

フリーアドレス導入効果の例として、ctcがABWを実行して向上した「従業員満足度（ES）」の成果を紹介したいと思います。
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従業員満足度（ES）とは、「社員が働き続けたいと感じる環境が整っているか」をチェックするための指標のこと。フリーアドレスを導入したことで、「優秀人材の定着を期待できる環境になったか」「採用活動を有利に進められる魅力を持てたか」「仕事のモチベーションを高めて意識改革につなげられているか」といった変化を確かめることができます。

ctcの流れとしては2019年にABW化の検討を開始し、本社オフィスの営業メインフロア→SE（システムエンジニア）メインフロアと段階的に実施していきました。

ABW化を実施した結果、営業メインフロア＆SEメインフロア共に10％程度のES向上を実現。アンケートによると、社員からは以下の声が聞かれました。

「他グループの方との会話が生まれ、若手から相談を受ける回数も増加した」
「マネージャー同士で隣席になることもあり、アイディアや視野が広がった」
「出社制限下のテレワーク対応にもスムーズに移行できた」

社員からの好意的な意見を受けて、その後は全フロアでABW化の実施へ。現在も継続して定めている「運用ルール」「注意事項」についても、今後どこかで紹介できればと思います。

働き方改革は「段階導入」がおすすめ

今回は「フリーアドレス」に焦点を当てて解説しましたが、自由な働き方の実現を目指すこれらの施策は“段階導入”がおすすめ。まずは特定部署からテスト的に実施するなど、長期的にPDCAを回していくのが良いでしょう。

ctcでは現在、「本社オフィス勤務」「サテライトオフィス勤務」「在宅勤務」の3つから勤務場所を選択できるようにしています。働き方の多様化に伴う「コミュニケーションのtips」などのナレッジも用意しておりますので、導入をご検討の際はお気軽にご相談くださいね。

また同コラムではコミュニケーションツール以外にも、「ペーパーレス」「業務オートメーション」「バックオフィス変革」「業種・業態別支援ツール」など、お客さまのお役立ちにつながるコラムを継続して配信。ctcが経験した実例を交えながら、導入から検討までのポイントを理解できる情報をお届けしていきます。

そしてオフィスでの新しい働き方を体験できる「ctc SmartOffice」にお越しいただくと、御社が抱えるお悩みを個別にお伺いしながら解決策を提案し、おすすめのITツールの実操作も体験していただけます。
御社の業務改善につながるヒントを見つけていただけると思いますので、ぜひ一度、体験にお申し込みくださいね！
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