ワークフローシステムとは？申請、承認、決裁の流れを効率化

ワークフローは仕事・業務の処理や手続きを示し、たとえば書類の申請、承認、決裁といったプロセスに対して使われることが多いです。

普段の仕事では見積書や請求書をはじめ、稟議書、契約書、経費精算書、タイムカードなど、あらゆる申請書類を扱う必要があるでしょう。それらを「書類を紙で出力して申請にまわす」「書類をメールで送って照会を受ける」といった形で運用していると、DXが進んだ現代では“企業の生産性低下”という結果を招いてしまいます。

そこで、近年多くの企業で進められているのがワークフローシステムの導入。申請、承認、決裁という一連の流れをデジタル化し、ワークフロー上で発生する「手間」「無駄」を解消する目的を持つものです。

経費精算、勤怠管理、稟議申請のシステムを一元化する「ManageOZO3」

ワークフローシステムの改善を希望されるお客さまにおすすめしたいツールが、あらゆるシステムの一元化を可能にする「ManageOZO3」。

ManageOZO3は「OZO3経費」「OZO3勤怠」「OZO3ワークフロー」といった複数の業務アプリがあり、単独の導入はもちろん、複数を組み合わせることでよりシームレスなワークフローを組み上げることができます。ここでは、ManageOZO3の特徴を解説していきます。

現行Excelフォームをそのまま利用可能

「OZO3ワークフロー」は現行Excelフォームをそのまま利用可能で、設定した罫線、文字色などを反映して申請書フォームを自動生成してくれます。

たとえば今まで使用していた稟議書をそのままのレイアウトでシステムに組み込むことができ、書類の見た目を変えることなくスムーズに運用できるでしょう。

各種業務アプリとの連携でさらなる効率化

「勤怠管理はこのツールを使って...」「経費精算はこのツールを使って...」「稟議書の承認はこのツールを使って...」と、複数のシステムをバラバラに導入していることはありませんか？前述した通りManageOZO3は複数の業務アプリがラインナップされており、複数を組み合わせることでシステムの一元化を実現します。

さらに、「仕訳自動作成」「勤務実績集計」といった機能を活用すれば、他社システムとの連携もシームレスに実現できます。

パソコン・スマートフォンで申請可能

パソコンやスマートフォンでの申請、承認、決裁が可能となり、ワークフローにかかる所要時間を短縮。意思決定のスピードを上げると共に、場所を問わない働き方の実現に貢献してくれます。

ワークフローシステムの導入で業務の流れを可視化。定期的な見直しで継続的な改善を

ワークフローシステムを導入しておくと、定期的な見直しを繰り返すことで継続的な業務改善につながります。一連の流れが可視化されることで「新人への教育」「後任者への引き継ぎ」もスムーズに運び、バックオフィス業務の属人化も防げることでしょう。

ctcでは導入に関するノウハウも豊富にございますので、検討の際はぜひご相談をいただけますと幸いです。

同コラムでは「ペーパーレス」「コミュニケーション」「バックオフィス変革」「業務オートメーション」「業種・業態別支援ツール」など、お客さまのお役立ちにつながるコラムを継続して配信。ctcが経験した実例を交えながら、導入から検討までのポイントを理解できる情報をお届けしていきます。

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