オンラインストレージ「Box」の特長

まずは、Boxの特徴について見ていきましょう。「無制限のストレージ容量」「さまざまなアプリとの統合」「高いセキュリティ水準」の3つをピックアップして解説していきます。

ストレージ容量が無制限

Boxは少人数チーム向けのStarterプラン以外、全プランでストレージ容量が無制限となっています。

数あるオンラインストレージサービスのなかには、ストレージ容量の大小によってプラン（金額）を区別しているケースが少なくありません。その場合、「文書データを扱うのみなので、少ないプランを選ぼう」「ストレージを節約しながら使うことを前提に、安いプランで契約しよう」などと考えてしまうこともあるでしょう。

いざストレージ容量の上限が迫ってきた際に、「どのデータを消せば良いか分からない」「ストレージ容量を気にしすぎて結局、運用されていない」という結末を多く耳にします。

ストレージ容量が無制限のBoxであれば、ファイルサイズや数を気にすることなく運用可能。たとえば普段から複数の取引先とデータ共有を行っている企業の場合は、データのバージョン管理を併用しながらスムーズなコラボレーションができるでしょう。もちろん、動画をはじめとしたファイルサイズの大きいデータを多く取り扱う企業にもおすすめです。

さまざまなアプリとの統合

Box社のHPによると2023年5月現在で、「1500以上のアプリと統合可能」とされています。

＜Boxと統合可能なアプリの例＞
・Microsoft Office
・Microsoft Teams
・kintone
・Zoom

上記の中に、みなさんの会社で運用している業務アプリがあったのではないでしょうか？Boxとの連携によって「シームレスな操作性」「コンテンツの履歴管理」「セキュリティ・プライバシーの保護」につながります。

高いセキュリティ水準

Box社のHPを見てみると、「Boxは10万社以上のお客様に利用され、重要な高機密データを保護し、経済的損害、法的問題、信頼低下のリスクを低減します」と書かれています。

この説明の通り、Boxはグローバル企業や米国政府・行政機関、日本の地方自治体にも採用されている高いセキュリティ水準を達成。「自社のセキュリティ要件が高い」と導入ハードルでお悩みの場合は、まずBox を検討されることをおすすめしています。

オンラインストレージ「Box」導入に向いている企業は？

ここまで挙げた特長をベースにBoxの導入に向いている企業について解説。オンラインストレージの比較はさまざまな視点がありますが、今回の記事では以下を例に説明していきたいと思います。

ファイルサイズの大きいデータの取り扱いが頻繁にある

500MBや800MB、ときには10GBなど、普段からサイズの大きなデータを取り扱う企業の場合は、「ストレージ容量が無制限」の恩恵を最大限に受けることができるでしょう。

「動画や画像の編集を行う制作会社」「メディアの入稿データを扱う印刷会社や出版社」「複数クライアントのクリエイティブを管理する広告代理店」など、これらの業種・業界でBoxは広く採用されています。

複数の取引先企業とデータ共有を行う必要がある

複数の取引先とデータを共有していると、「誰がこのデータを操作したのか」を管理する必要性が出てくるもの。そんなときに便利なのがBoxの「利用履歴の追尾」機能。データを操作すると必ずアクセスログが残り、「誰がアップロード・ダウンロードしたのか」「誰が更新したのか」「誰が移動させたのか」といったログを管理できます。

また、データごとに「コメント」「タスク」を設定できるため、データ共有時のコミュニケーションもスムーズに。通知機能もあるので、「データをアップして、メールでお知らせ」という従来のワークフローからは完全に開放されるでしょう。

「取引先企業とのデータ授受が頻繁にある」といった場合も、Boxのモバイル向けサービス（モバイル向けウェブサイト／Box Mobileアプリ）を活用することで、外出先からもチェックやコメントといった操作が可能に。ctcではモバイルデバイスのレンタルサービスも行っていますので、興味のある方は一度ご相談いただけますと幸いです。

自社のセキュリティ要件が高い

セキュリティへの信頼度は前述した通りですが、Boxはフレキシブルな「アクセス権限設定」も特長的です。

Boxのアクセス権限は7段階と細かく階層付けがされており、「共同所有者」「編集者」「ビューア」「プレビューア」「アップローダ」といった形で設定できます。これを使いこなせば、「全体を管理する人」「データの編集を行える人」「データを閲覧できるが、編集はできない人」など、操作範囲を細かく設定することができます。

大容量で便利なオンラインストレージ「Box」。導入の注意点は？

Boxの特長を理解し、自社がBoxに向いている企業だと判断ができる場合は、導入に際して気を付けたい注意点にも目を向けてみましょう。Box導入時の注意点は、以下の3つが挙げられます。

①1ファイルごとのアップロード容量に上限がある
Boxへのアップロード時、1ファイルの上限サイズがライセンスごとに決まっています。Businessプランは5GB、Business Plusプラン15GB、Enterpriseプランは50GBで、「フォルダ所有者」の契約プランに基づき、制限が適用されます。

②共有範囲を誤って設定してしまう恐れがある
ファイルやフォルダを社内外へ共有する際にアクセス許可範囲の設定を誤ってしまった場合、第三者によるデータの閲覧やダウンロードが可能になり、情報漏洩が発生する恐れがあるため注意が必要です。共有時のミスを防ぐために、設定のダブルチェックを入念に行うなどの業務フローの策定が重要になります。

③オフライン状態で作業できない
Boxはオフライン時にアクセスできないため、通信環境が整っていなかったり、ネットワーク障害の影響を受けてしまったりする場合に、必要なファイルを取り出すことができない状況に陥ることも考えられます。常に社内にバックアップを残しておくことで、こうしたエラーは防ぐことができます。また、拡張ツール「Box Sync」を活用することで、オフライン時もファイルへのアクセスや編集が可能となります。

必要機能とアップロード容量で選べる「Box」の料金プラン

注意点をふまえ、導入のイメージを掴むことができましたか？
ここではBoxのさまざまな料金プランをご紹介していきます。月額料金とプラン内容を比較し、自社に最適なものを選んでみましょう。

「Box」導入を検討される際はctcにご相談を！

Boxのような海外サービスを検討される際に、「導入しようと思って公式HPを見たけれど、機能の説明やプランの違いがいまいち理解できず...」と、挫折されてしまう方は多いかもしれません。

しかしうまく導入できれば「ペーパーレス」「業務効率化」を後押しする優れたサービスだと、自信を持っておすすめできます。興味のある方はctcへお問い合わせいただき、自社のお悩みや課題、懸念に感じられていることをお聞かせいただけますと幸いです。Boxをはじめ、御社に最適なツール・サービスをご提案させていただきます。

同コラムでは「ペーパーレス」「コミュニケーション」「バックオフィス変革」「業務オートメーション」「業種・業態別支援ツール」など、お客さまのお役立ちにつながるコラムを継続して配信。ctcが経験した実例を交えながら、導入から検討までのポイントを理解できる情報をお届けしていきます。

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