“ひとり情シス”の負担を軽減！障害時の対応からFAQ自動化まで、情シスの業務をしっかりバックアップ！

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2025.12.11

このマンガのポイント

• “ひとり情シス”に業務が集中し、属人化や負担過多が深刻化
• IT人材不足やDX推進の加速が、少人数体制を一層強めている
• 解決には効率化ツールや外部支援、ITリテラシー向上が欠かせない

DX推進やAI活用など多くの企業で業務効率化の施策が進む一方で、専任の情報システム部門が存在せず、総務や経理の社員が“ひとり情シス”として全社のIT対応を担っているケースが少なくありません。

しかし、PCトラブルやネットワーク不具合、システムの操作方法といった相談が一人に集中することで、担当者の業務負担は増大。緊急時に十分な対応ができない、バックアップ体制が不十分でトラブル時のリスクが高いなど、属人化による不安を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、こうした“ひとり情シス”の課題を解決するサポートサービスをご紹介します。障害対応を外部の専門家に任せられる「ビジネス安心パック」と、日常的な社内FAQを自動化できる「ctc AI-Chat」を活用することで、担当者の負担を軽減し、会社全体の安心と効率化を実現します。

多くの企業で、情報システム部門の専任担当者が不在のまま、総務や経理などの社員が"ひとり情シス"として全社のIT対応を担っている現状があります。こうした体制では、様々な課題が複雑に絡み合い、企業に潜在的なリスクをもたらしかねません。

まず深刻なのが、担当者への業務集中です。社員からのPCトラブル、ネットワーク障害、各種システムの操作方法に関する相談がすべて一人に集約されることで、本来の業務が進まず、残業や長時間労働が常態化してしまいます。「プリンターが動かない」「メールが送れない」といった日常的な問い合わせから、「システムエラーで業務が止まった」という緊急対応まで、あらゆるIT関連の問題が一人の肩にのしかかるのです。

こうした状況は、必然的に属人化のリスクを高めます。日々の対応に追われる中で、マニュアル化や情報共有は後回しになりがち。その結果、担当者が不在時や退職時には業務の継続が極めて困難となり、緊急時の対応が遅れることで業務全体が滞る危険性を抱えることになります。「この件は〇〇さんしか分からない」という状況が、企業の事業継続における大きな脆弱性となってしまうのです。

さらに、バックアップやセキュリティ体制の不備も見過ごせません。適切なバックアップ体制が整っていない環境では、システム障害時にデータが完全に消失する恐れがあります。また、セキュリティ対策やアップデートが適切に行われていない場合、ウイルス感染や情報漏えいのリスクも。こうしたリスクは、経済的損失だけでなく、企業の信用失墜にもつながりかねません。

加えて、組織全体のITリテラシー不足も"ひとり情シス"の負担を増大させる要因となっています。パスワード管理の甘さやセキュリティ意識の低さは、インシデント発生の確率を高め、その都度対応に追われる担当者の業務量をさらに押し上げます。結果として、情シス担当者が社員教育や啓蒙活動まで一手に引き受けることとなり、ますますリソース不足に陥るという悪循環が生まれてしまうのです。

"ひとり情シス"に陥る最も大きな要因は、深刻化するIT人材不足です。経済産業省が2019年に発表した「IT人材需給に関する調査」によれば、2030年には最大で約79万人のIT人材が不足すると予測されており、業界全体で人材の奪い合いが激化。特に若年層人口の減少により、今後も需要に対して供給が追いつかない状況が続く見込みです。

情報システム部門には、インフラ管理からセキュリティ対策、さらには最新技術への対応まで、高度な知識と技術が求められます。こうした専門性の高い人材を確保すること自体が困難であり、結果として一人の担当者に依存する体制が常態化してしまうのです。

さらに、DX化やITの急速な進展も"ひとり情シス"を生み出す要因となっています。多くの企業でDX推進が進められている一方で、既存システムの運用・保守だけで手いっぱいという現実があります。クラウドサービスの導入、リモートワーク環境の整備、AIやIoTといった新技術への対応など、情シスに求められる役割は年々拡大。限られた予算と人員の中で、これらすべてに効率的に対応しなければならないという制約が、少人数体制を強いる結果となっています。

そして根本的な問題として、情シス業務に対する理解不足も挙げられます。情報システム部門は企業の事業継続に不可欠な役割を担っているにもかかわらず、直接的な利益を生まない存在として軽視されることも。ITリテラシーの不足や業務内容への理解不足により、「PCの設定くらいなら1人でも対応できるだろう」と誤解されることも少なくありません。こうした認識のギャップは、適切な人員配置や予算配分を妨げ、担当者のモチベーション低下にもつながります。その重要性が正しく認識されないことで離職率も高まり、人材不足がさらに悪化するという負のスパイラルに陥ってしまうのです。

“ひとり情シス”が陥りやすいリスクを回避し、安定したIT運用体制を構築するためには、戦略的なアプローチが不可欠です。ここでは、実践的で効果の高い3つの施策をご紹介します。

まず取り組むべきは、業務効率化ツールの導入。PCやソフトウェア、ライセンスなどのIT資産を一元管理できる仕組みを整えることで、「誰がどの機器を使っているか分からない」「ライセンスの更新時期を見落とした」といったトラブルを防げます。また、パスワードリセットやアカウント作成といった繰り返し作業、定型的な申請処理などを自動化することで、担当者の作業負担を大幅に軽減できるでしょう。

特に効果的なのが、社内ヘルプデスク業務を効率化するための仕組み化。よくある質問への自動応答や、問い合わせの自動振り分けなど、テクノロジーを活用することで、問い合わせ対応にかかる時間を削減し、より戦略的な業務に注力できる環境を整えられます。

次に検討したいのが、外部の情シス支援サービスの活用です。すべての業務を社内で完結させようとするのではなく、ノンコア業務をアウトソーシングすることで、情シス担当者はシステム企画や改善提案といったコア業務に集中できるようになります。外部の専門家が持つノウハウを取り入れることで、自社のIT運用の精度も向上。トラブル対応のスピードアップや、最新のセキュリティ対策の導入など、専門知識を要する領域でも高いレベルでの対応が可能になります。さらに、正社員を新たに雇用するよりも人件費や固定費の削減につながるケースも多く、コスト面でのメリットも期待できるでしょう。

そして長期的な視点で重要なのが、組織全体のITリテラシー向上です。社員一人ひとりが基本的なIT知識を身につけることで、「パスワードを忘れた」「ファイルの保存場所が分からない」といった初歩的な問い合わせが減少し、情シス担当者の負担を根本から軽減。具体的には、パスワード管理の重要性、基本的なセキュリティ意識、各種ツールの基本操作、データバックアップの必要性などを全社員に浸透させることが重要です。

マニュアルの整備や定期的な研修の実施、eラーニングの導入などを通じて、継続的な教育体制を構築しましょう。また、経営層に対してもITの重要性を「コスト」ではなく「投資」として理解してもらうことが必要です。適切な予算配分と人員配置により、持続可能なIT運用体制の実現につながります。

こうした外部支援サービスの一つとして、ctcでは「ビジネス安心パック」を提供しています。このサービスは、障害や不具合が発生した際に、スポットで専門エンジニアが対応するというもの。必要に応じて現地へ駆けつけての対応も可能で、PCやネットワークの不調といった日常的なトラブルから、より複雑なシステム障害まで幅広くカバーします。専任の情シスを雇用できない中小企業にとって、まさに"情シスのセーフティネット"となるサービスです。

さらに、日常的な問い合わせ対応の効率化には「ctc AI-Chat」がおすすめ。パスワード忘れや操作方法の確認、システム利用ルールなどの社内FAQに自動応答するAIチャットボットです。利用者はチャット形式で気軽に質問でき、24時間365日いつでも回答を得られるため、ヘルプデスク業務を大幅に削減できます。

特筆すべきは、チャット履歴を蓄積して学習する機能です。使えば使うほど回答の精度が向上し、より的確なサポートが可能に。これにより、情シス担当者は「同じ質問に何度も答える」という日常的な雑務から解放され、障害対応やシステム改善といった、より価値の高い戦略的業務に集中できるようになります。

導入後も、お客さまが新しいツールを最大限に活用できるよう継続的な支援を行います。定期的な勉強会の開催や、活用事例を紹介するコラムの配信、AIチャットボットの精度を高めるプロンプトのご提供など、スムーズな定着に向けた様々な施策を実施。「導入したけれど使いこなせない」という事態を防ぎ、確実に成果につながる運用を実現します。

"ひとり情シス"の課題解決に向けて、業務効率化ツールやAIチャットの導入は有効な手段です。しかし、単にツールを導入するだけではなく、重要なのは自社の業務フローや組織文化に合わせて最適な形でこれらのツールを設計し、社内に定着させることです。

ctcが提供する「ビジネス安心パック」と「ctc AI-Chat」は、まさに"ひとり情シス"が直面する2つの大きな課題—緊急時の対応力不足と日常的な問い合わせの集中—を同時に解決するソリューションです。「ビジネス安心パック」が緊急時のセーフティネットとして機能する一方、「ctc AI-Chat」は日々の定型的な問い合わせを自動化。この2つのサービスを組み合わせることで、情シス担当者は本来注力すべき戦略的業務に時間を割けるようになり、企業全体のIT活用レベルの向上にもつながります。

「毎日の問い合わせ対応に追われて本来の業務ができない」「障害発生時の対応に不安がある」「もっと戦略的なIT活用を進めたい」など、どのようなお悩みでもctcへお気軽にご相談ください。お客さまの状況に最適なソリューションをご提案し、"ひとり情シス"から脱却して、より強固で効率的なIT運用体制の構築をお手伝いいたします。一人で抱え込まず、信頼できるパートナーとともに、新しいIT運用の形を実現していきましょう。