オンラインストレージ導入で解決！NASの容量不足やファイル保存の課題を徹底解説
このマンガのポイント
- 社内におけるNASの乱立とファイル管理が深刻な課題に
- オンラインストレージ導入で容量とセキュリティの問題を一括解決
- 目的に応じて選べる2つのサービス、「Box」と「DirectCloud」の特長を紹介
デジタル化の進展により、企業が取り扱うデータ量は年々増加の一途をたどっています。それに伴い、多くの企業でファイル管理の課題が顕在化してきました。例えば、保存場所が統一されておらず必要なファイルがすぐに見つからない、容量不足を解消するために部門ごとにNAS（ネットワーク接続型の外付けハードディスク）を導入した結果、管理が複雑化してしまうといった問題です。
さらに深刻なのが、データ消失や情報漏えいのリスクです。バックアップ体制が不十分なため、NASの故障が業務データの完全消失につながる可能性も。また、セキュリティ対策の脆弱性は、経済的損失や企業の信用失墜といった経営リスクをもたらします。加えて、テレワークの普及により、社外からの安全なファイルアクセスも求められる中、従来の運用方法では十分な対応が困難な状況となっています。
本記事では、これらの課題を解決するオンラインストレージの活用法について解説。容量無制限の「Box」から、ユーザー数無制限の「DirectCloud」まで、企業規模や目的に応じた最適なサービスの選び方を紹介します。
企業が直面する社内ファイル管理の課題とは？現状と問題点を徹底解説
社内におけるファイル管理は、多くの企業にとって大きな課題となっています。特に、以下のような問題は日々の業務効率を低下させ、企業に潜在的なリスクをもたらしかねません。
従業員に対してデータの保管場所を統一して用意できていない場合、膨大なフォルダの中から必要なファイルを探すのに多くの時間を費やしてしまう可能性があります。ファイル検索に時間を浪費するだけでなく、類似したファイルが重複して保存されていることで、ストレージ容量を圧迫する一因にもなっています。さらに、どれが最新版のファイルであるか判断できない状況が多発し、誤った情報で業務を進めてしまうリスクや、重複ファイルの作成による生産性低下につながるケースも。部門ごとに個別のNASを導入しているケースでは、システム全体の管理が複雑化し、運用負荷が増大する傾向にあります。
こうした業務効率の課題に加え、より深刻なのがシステムトラブルによるデータ損失や情報漏えいのリスクです。特にNASの故障は、保存されているデータの完全消失に直結する恐れがあり、もし適切なバックアップを取得していなければ、復旧は極めて困難に。業務の継続に重大な影響を及ぼすでしょう。
また、NASの容量が不足してしまい、業務の滞りや一時停止を余儀なくされることも珍しくありません。加えて、セキュリティ対策が不十分な環境では、ランサムウェアなどのサイバー攻撃によって社内の全データが暗号化され、業務が完全に停止する危険性も潜んでいます。
社外ファイル共有もオンラインストレージ導入で！安全で効率的なデータ管理を実現
これらのファイル管理における課題に対し、有効な解決策となるのがオンラインストレージの導入。企業のデータ管理に様々なメリットと高いセキュリティをもたらし、現代の多様な働き方にも対応します。
具体的なメリットとしては、インターネット環境さえあれば場所やデバイスを選ばずにファイルやフォルダへアクセスできるようになる点が挙げられます。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからでもデータ共有が可能となり、テレワークや外出先での業務効率を飛躍的に向上させます。さらに、クラウド上での複数人による共同編集機能は、資料作成やプロジェクト管理におけるチームの作業効率を格段に高めるでしょう。加えて、クラウドサービスであるため、物理的なサーバーやNASの導入・管理は不要。導入後の運用にかかる手間を大幅に削減できる点も大きな利点です。
また、オンラインストレージは、メール添付やUSBメモリを介したデータ共有と比較して、情報漏えいのリスクを大幅に軽減。アクセス権限設定により、部門やプロジェクト単位で、ファイルやフォルダへのアクセスを厳密に管理することも可能です。
そしてクラウド環境でデータを保管することで、地震や水害といった自然災害時でも安心。事業継続計画（BCP）対策としても有効です。通信経路は常に暗号化され、アップロード時のウイルスチェック機能も標準で備わっているため、常に高い安全性を保ちながら利用できるのです。誰がいつ、どのファイルを操作したかというアクセスログも随時記録されるため、不正利用の防止と追跡にも役立ちます。
クラウドの容量を気にせず使いたいなら「Box」
大容量のデータを取り扱う企業や、社内外での共同作業が多い企業には、Boxがおすすめです。
Boxの特長は、Starterプラン以外であればストレージ容量が無制限である点にあります。これにより、ファイルサイズや数を気にすることなく、動画や画像といった大容量のファイルを頻繁に取り扱うことができます。
また、複数の取引先企業と頻繁にデータを共有する際にも非常に便利で、「利用履歴の追尾」機能により、誰がいつデータを操作したかのアクセスログが残ります。データごとにコメントやタスクを設定できるため、データ共有時のコミュニケーションもスムーズに進められるでしょう。さらにアクセス権限設定を柔軟に活用することで、社内外を問わずセキュアなファイル共有を実現し、セキュリティ対策を万全にすることができます。
Microsoft 365との連携でさらなる業務効率化も！
- Microsoft 365をはじめとした業務に欠かせないさまざまなアプリとの統合や連携が可能
- Boxに保存されているOfficeファイルをMicrosoft 365で開いて編集・保存できる
- Teamsのファイルの保存先をBoxにすることで、個人も部署もBoxでファイルを一元管理
人数の増減があるなら定額制の「DirectCloud」
利用人数の変動が多い企業や、国内での手厚いサポートを求める企業には、DirectCloudが適しています。
DirectCloudは、アップロード時のウイルスチェック、通信の暗号化、保管時のデータ暗号化といった強固なセキュリティ機能を標準で備えています。WAF（Webアプリケーションの保護に特化したセキュリティ対策）やIDS（不正侵入検知システム） などの万全な防御機能も備わり、外部からの攻撃に対しても高い安全性を誇るでしょう。
最大の特長は、ユーザー数無制限で利用できる点。人事異動や業務拡大によるユーザー増加にも柔軟に対応できるため、特に数百人規模の企業で高いコストパフォーマンスを発揮します。初期費用が無料であることも導入のハードルを下げ、ストレージ容量やファイルサイズ上限など、条件によって異なる複数のプランから自社にフィットした運用計画を立てやすいのもメリットです。
ファイルごとのバージョン管理やコメント機能も充実しており、社内外でのデータ共有をスムーズに。加えて、「セキュアなファイル共有の権限設定」「特定の管理作業を委任できる機能」「ファイル持ち出し管理設定」など、管理者機能を細かく調整することで、フレキシブルな設定を実現します。
目的に応じて選べるオンラインストレージ。導入検討から定着支援までctcが手厚くサポート
オンラインストレージの導入を検討する際には、自社の目的に合致したサービスを選ぶことが成功の鍵となります。
まずユーザー数の変動が多い企業で、かつ国内でのサポートを重視する場合は、DirectCloudが最適だといえるでしょう。一方で、大容量ファイルの取り扱いが多い場合や、Microsoft 365など他システムとの連携を重視する場合はBoxを推奨します。このように、予算や規模、具体的な利用シーンに応じて柔軟なプラン選択が可能であるため、最適なサービスを見極めることが重要です。
ctcでは、お客さまの環境や課題に応じた最適なオンラインストレージをご提案し、導入から運用サポートまで一貫したサービスを提供しています。「NASの容量不足」「社外との安全なファイル共有」「バックアップ体制の強化」など、情報システム部門が抱える課題解決に向けて、ぜひctcまでお気軽にご相談ください。ファイル管理は一度導入して終わりではなく、継続的な運用と改善が必要です。ctcのサポートなら、常に最新の機能に対応しながら、効率的かつ効果的なファイル管理体制を維持することができます。データ活用が加速する現代だからこそ、信頼できるパートナーと共に、堅牢なファイル管理環境を構築していきましょう。